Jurnal Kesehatan AdeHeryana Vol.1 No.10 2021

Masih tentang pemilihan ketua organisasi ikatan alumni. Salah seorang bakal calon ketua berjanji menyodorkan visi dan misinya, kemudian meminta saran untuk masukan dari anggota. Saya menanyakan apakah sudah dilakukan kajian awal untuk penyusunan visi misi ini? Ternyata belum. Lalu saya mencoba membantu konsep penyusunan kajian atau studi awal dalam bentuk Analisis Situasi (Situation Analysis). Layaknya pria yang ingin meminang calonnya, tentu harus melakukan penilaian (assessment) terhadap situasi di sekitar wanita pilihannya.

Saya sering membaca berbagai visi organisasi, dan setelah cukup lama memperdalam bidang manajemen strategis, berfikir sistem, perencanaan strategis maka umumnya kesalahan dalam penyusunan visi adalah sebagai berikut:

1. Disusun terburu-buru bahkan tidak melibatkan seluruh pemangku kepentingan (stakeholder) organisasi. Dalam konteks ikatan alumni, sekarang dunia teknologi informasi sudah berkembang sehingga ada baiknya dilakukan survey online kepada seluruh pemangku kepentingan (anggota, pengurus yang ada, pengguna lulusan, lulusan yang belum menjadi anggota dsb) tentang apa yang diinginkan atau diharapkan dari ikatan alumni ini. Hasil survey bisa dijadikan masukan dalam analisis situasi dan dalam penyusunan visi misi .
2. Visi tidak mencerminkan kondisi 10 tahun ke depan. Akibat penyusunan visi misi yang terburu-buru dan tidak komprehensif baik dalam skala ruang dan waktu, umumnya visi yang dihasilkan tidak menggambarkan kondisi 10 tahun ke depan. Misalnya dalam 10 tahun ke depan, kompetensi apa yang diharapkan lulusan sebuah perguruan tinggi? Apakah pada 10 tahun ke depan lulusan hanya akan masuk di dunia industri saja? Bagaimana dengan bisnis start up? Hal ini dapat diperoleh jika ada rembug bersama dengan pemangku kepentingan. Penulis bahkan harus dua hari dua malam tidur larut malam hanya untuk merumuskan kalimat visi yang tepat.
3. Menganggap visi sebagai kalimat formal saja, yang penting ada bahkan hanya menggugurkan tugas saja. Visi sangat menentukan keberhasilan organisasi. Visi ibarat lokomotif kereta yang akan diikuti oleh gerbong di belakangnya. Jalannya kereta akan tersendat jika tiap gerbong punya kepentingan berbeda-beda dan tidak sesuai visi. Bahkan lebih ekstrim akan ada penumpang yang menarik tuas rem di gerbong, jika merasa lokomotif (visi) tidak sesuai.
4. Tidak secara detail merinci pengertian dari kata-kata dalam visi. Misalnya sebuah organisasi visinya adalah “mengayomi seluruh anggota untuk mencapai keberhasilan di dunia industri”. Perumus visi harus mendefinisikan dengan detail apa yang dimaksud “mengayomi” “keberhasilan” dan “dunia industri”. Kalau dalam dunia riset namanya definisi operasional. Tujuannya agar seluruh pemangku kepentingan tidak menafsirkan sendiri-sendiri makna dari kata-kata yang ada dalam visi.
5. Menggunakan kalimat yang sifatnya operasional bukan strategikal. Kalimat yang operasional mengandung kegiatan yang sifatnya teknis dan taktis, misalnya: visi organisasi “menghasilkan 5000 lulusan yang berkompeten di bidangnya pada 5 tahun ke depan”. Penulisan angka 5000 serta 5 tahun ke depan menunjukkan sesuatu yang sifatnya teknis. Sebaiknya diganti dengan “menciptakan lulusan yang berkompten di bidangnya”.

Lalu bagaimana dengan misi? Pada dasarnya misi harus berkaitan dan mendukung tercapainya visi, sehingga jangan menyusun misi organisasi yang tidak selaran dengan visi. Beberapa kesalahpahaman dalam penyusunan misi adalah:

A. Tidak dihasilkan berdasarkan hasil analisis situasional yang ketat dan komprehensif. Umumnya yang terjadi adalah pendapat pribadi pengurus, tanpa melalui pengukuran sendiri (self-assessment). Ada juga yang disebabkan oleh penyusunannya yang terbalik yaitu visi dulu, baru misi. Padahal seharusnya misi menentukan visi, bukan sebaliknya. Pada artikel berikutnya akan saya uraikan tentang bagaimana melakukan analisis situasional untuk menghasilkan visi dan misi.

B. Tidak link dengan visi organisasi. Artinya adalah pernyataan kalimat dalam misi, luarannya atau outputnya mengarah ke visi. Namun perlu diingat (ini yang sering terjadi): penyusunan visi dilakukan setelah misi dibuat, jangan terbalik !. Artinya jika telah tersusun misalnya 4-5 misi, maka barulah bisa disusun visi sesuai dengan luaran dari misi tersebut.

C. Tidak mencerminkan upaya yang akan dicapai pada jangka panjang 5-10 tahun. Hal ini bisa terjadi karena tidak adanya strategi jangka panjang. Penyusunan analisis SWOT dapat membantu masalah tersebut. Lihat artikel penulis tentang penerapan analisis swot untuk menyusun visi misi.

Artikel terkait: http://www.adeheryana.com/index.php/2020/08/17/penggunaan-analisis-swot-untuk-menyusun-visi-misi-organisasi/